Metodologias e ferramentas para uma gestão mais ágil

Ser ágil no trabalho não tem a ver, somente, com ser rápido na execução de tarefas e nas entregas profissionais, mas também com a flexibilidade e a integração. Assim, métodos ágeis de gestão são adaptáveis a qualquer tipo de mudança repentina que possa surgir no seu planejamento, seja na hora de alterar certas prioridades, adiar tarefas ou, até mesmo, características do projeto, quando necessário.

Mesmo sendo tão conhecido, porém, o conceito de gestão ágil é relativamente novo. Ele foi popularizado pela Toyota, logo após a Segunda Guerra Mundial, quando entendeu-se que era melhor intervir agilmente diante de um problema ao invés de recomeçar a jornada do zero. Nos anos 90 essa ideia ficou famosa em outros países, principalmente, entre empresas de software.

Desta forma, a gestão ágil é um jeito mais simples e, até leve, de olhar para o gerenciamento de projetos. Ou seja, por meio dela, o projeto é todo dividido em etapas menores, de modo que seja mais fácil lidar com mudanças e corrigir o “curso”, sem comprometer, de modo algum, a qualidade do projeto.

A educação, por exemplo, é um dos segmentos que mais podem se beneficiar de metodologias ágeis como recurso importante para otimizar e melhorar a tomada de decisão relacionada a assuntos estratégicos e pedagógicos. A gestão ágil também pode oferecer oportunidades de melhorar a descoberta de problemas e soluções para problemas de aprendizagem e de serviço ao aluno.

Veja a seguir, as principais metodologias e ferramentas necessárias para uma gestão mais ágil.

Mas afinal, do que se trata o conceito de gestão ágil? 

O nome deste conceito é tão imponente que até parece que saiu de um livro de história, mas na verdade o manifesto ágil, como também é conhecido, é um documento que foi publicado entre os dias 11 a 13 de fevereiro de 2001 como um trabalho de 17 desenvolvedores de software interessados em buscar uma alternativa aos atuais processos de desenvolvimento de software.

Esse documento é baseado em 4 valores e 12 princípios para o desenvolvimento ágil de software e foi a partir dele que se originaram as estruturas ágeis de desenvolvimento de software tão famosas nos dias atuais. Nele, as estruturas ágeis são abordagens para o desenvolvimento de produtos que estão alinhadas com os valores e princípios descritos no Manifesto Ágil, algumas das mais famosas são o Scrum e o Kaban. 

Os 4 valores do manifesto ágil podem ser resumidos em:

  1. Valor ágil I: indivíduos e interações acima de processos e ferramentas: Desenvolvimento de software é uma atividade humana e a comunicação é essencial durante todo o processo de desenvolvimento. Ela ajuda a diminuir ruído, promove entregas mais certeiras, além de aproximar pessoas. Processos e Ferramentas são importantes e ajudam no dia a dia, mas devem ser usados de forma pragmática. Então a regra é: se algo não te ajuda, você não tem que usar só porque muita gente usa.
  1. Valor ágil II: software funcionando é melhor que documentação abrangente: Os clientes pagam por resultado e não por um projeto que nunca sairá do papel, então se tiver que escolher, um software funcionando é melhor que uma documentação gigante.
  1. Valor ágil III: colaboração com o cliente acima de negociação de contratos: Colaboração é a palavra chave. Qualquer decisão deve sempre estar alinhada com o cliente e de acordo com seus objetivos.
  1. Valor ágil IV: responder a mudanças ao invés de seguir um plano: Os feedbacks obtidos durante o processo de desenvolvimento são importantes, pois nos permitem dar respostas rápidas e corrigir o rumo do desenvolvimento do software, então devemos estar abertos a mudanças ao invés de seguir o plano do que entregar algo que não atenda as expectativas do cliente.

E os 12 princípios do manifesto ágil podem ser resumidos em:

  1. Satisfação do cliente: a maior prioridade está em satisfazer o cliente por meio da entrega contínua e adiantada de software agregando valor ao usuário.
  1. Mudança em favor da vantagem competitiva: mudanças de requisitos são sempre bem-vindas, mesmo em fases tardias do desenvolvimento.
  1. Prazos curtos: entregar software funcionando com frequência, com preferência por prazos mais curtos.
  1. Trabalho em conjunto: pessoas relacionadas a negócios e desenvolvedores devem trabalhar juntos, diariamente, durante todo o curso do projeto.
  1. Ambientação e suporte: para construir projetos ao redor de indivíduos motivados, é preciso dar a eles o ambiente e o suporte necessários, confiando no seu trabalho.
  1. Falar na cara: o método mais eficiente de transmitir informações tanto externas como internas para um time de desenvolvimento é por meio de uma conversa cara a cara.
  1. Funcionalidade: um software funcional é a medida primária de progresso.
  1. Ambiente de sustentabilidade: processos ágeis promovem um ambiente sustentável, com patrocinadores, desenvolvedores e usuários sendo capazes de manter passos constantes.
  1. Padrões altos de tecnologia e design: a contínua atenção à excelência técnica e ao bom design aumenta a agilidade.
  1. Simplicidade: fazer algo simples é dominar a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não precisou ser feito.
  1. Autonomia: as melhores arquiteturas, os requisitos e os designs emergem de times auto organizáveis.
  1. Reflexões para otimizações: em intervalos regulares, o time reflete em como ficar mais efetivo, então, se ajustam e otimizam seu comportamento de acordo.

Quais são as metodologias e ferramentas necessárias para uma gestão ágil?

Existem várias webpages, programas e aplicativos que permitem o gerenciamento de projetos com métodos ágeis de forma gratuita, freemium ou pagas. Dentre elas, separamos algumas das mais úteis e lucrativas para uma empresa:

  • Trello: esta plataforma é extremamente útil, flexível, visual e gratuita. Ela permite a visualização de fluxos de trabalho, a partir de colunas verticais, às quais as diferentes etapas do projeto podem ser atribuídas, além de notas, perfis de certos trabalhadores, etc. Também podemos criar categorias e listas de verificação, para marcar o andamento das tarefas e o que já foi concluído.
  •  Atlassian Jira: esta plataforma é ideal para empresas de desenvolvimento de software. Através dela, você pode organizar os estágios de um projeto, atribuí-los a profissionais e acompanhar seu desenvolvimento em equipe. Possibilitando a visualização de todas as atividades futuras, em desenvolvimento, completo ou em incidentes do mesmo módulo principal organizado por colunas. Embora seja pago, este software possui um custo não excessivo e permite o download para uma semana de teste gratuita.
  •  Asana: com mais de 400.000 usuários, o Asana é um dos softwares de métodos ágeis mais populares do momento. Isso porque seu criador é Dustin Moskovitz, co-fundador do Facebook. Mas a verdade é que os usuários têm uma ótima opinião sobre a plataforma, pois seu design é intuitivo, bem como suas funcionalidades: permite aos profissionais visualizar seus objetivos, atribuir-lhes um tempo e priorizá-los, receber atualizações e visualizar tudo como um calendário. 
  •  Axosoft: este software possui quatro módulos: Scrum, Bug Manager, Help Desk e Wiki. Otimizando os processos operacionais por meio de análise automatizada, gráficos e uma tabela que permite a visualização, edição e difusão de tarefas. Apesar de ser pago, você pode fazer o download da versão de avaliação com 14 dias grátis.
  •  iceScrum: esta plataforma é totalmente gratuita. Ela facilita o cumprimento dos objetivos comerciais, pois permite a organização de tarefas por colunas, exatamente como as anteriores. Seu diferencial é por ser um programa gratuito, onde sua vantagem está focada na análise, indicadores e gráficos que ele constrói a partir dos dados que fornecemos.

A importância de uma gestão ágil

As metodologias ágeis contribuem para que as equipes enfrentem os eventos imprevistos, considerando um projeto por meio de entregas incrementais e ciclos iterativos. Favorecendo um processo de gestão educacional que estimula a inspeção e os ajustes frequentes. Afinal, em uma gestão ágil, os testes são integrados durante os processos, ou seja, exames são feitos regularmente para determinar o funcionamento de um produto durante o seu desenvolvimento. Isso permite a realização de alterações e garante que os envolvidos estejam cientes da ocorrência de problemas.

Além do mais, a gestão ágil tem um papel de extrema importância no âmbito educacional. Isto porque, por meio dela é possível identificar rapidamente possíveis problemas nos processos ou, ainda, na aprendizagem, buscando oferecer soluções ágeis e de alto impacto. 

Deste modo, é possível definir e elaborar requisitos just in time, para que o conhecimento dos recursos do produto seja o mais relevante e abrangente possível. A incorporação de testes diários durante o processo de desenvolvimento permite que a equipe solucione falhas e ineficiências assim que elas sejam identificadas. Com isso, é possível envolver o cliente, aumentando seus níveis de engajamento e satisfação. Além disso, quando você demonstra as funcionalidades do trabalho aos clientes em todas as avaliações e oferece acesso antecipado ao produto durante o ciclo de vida, a empresa se torna capaz de acelerar seus lançamentos.

Com o desenvolvimento acelerado proposto pela gestão ágil, os recursos serão entregues de forma progressiva, fazendo com que os benefícios sejam acessados de forma antecipada, enquanto o produto ainda está em fase desenvolvimento. Deste modo, a equipe entende o que é mais importante para o negócio do cliente e se encarrega de fornecer recursos na ordem mais valiosa.

Dicas para agilizar sua gestão de forma mais eficiente

– Forneça informações seguras: uma corporação nunca estará 100% livre de problemas, acredite, eles irão aparecer em algum momento. Sendo assim, a habilidade de reagir a eles de forma rápida e resolvê-los de modo eficiente é o que irá diferenciar a sua organização perante a concorrência. Equipe seu time com dados rápidos e atualizados, isso vai lhes permitir trabalhar melhor e resolver crises de maneira mais ágil. Uma rede segura proporciona ao seu negócio uma máxima agilidade fornecendo um acesso seguro e confiável à inteligência empresarial.

– Automatize processos: tarefas realizadas de modo manual quase sempre representam um desperdício de tempo e dinheiro. Procure um software que automatize a maior quantidade possível de processos em sua empresa e deixe a parte de reflexão, criação e imaginação para o seu time. Se eles não precisarem passar seu tempo executando atividades repetitivas e burocráticas, eles serão mais produtivos e eficientes. Além disso, os processos executados automaticamente serão mais rápidos e competentes.

– Terceirize o TI: a terceirização do setor de TI é a transferência do gerenciamento e controle de sistemas relacionados à tecnologia da informação a outra organização. Isso pode aumentar a qualidade da informação de tecnologia, a redução de custos e processos otimizados. Você recebe uma equipe especializada, um melhor suporte e resultados superiores, além de melhorar a eficiência e produtividade em seu negócio.

– Reduza o número de reuniões: isso pode parecer algo negativo, já que é em reuniões que as decisões importantes são tomadas e compartilhadas. Porém, algumas vezes acabamos convocando reuniões para abordar assuntos triviais e repetitivos, desperdiçando tempo e frustrando a equipe. Pode ser mais eficiente gastar tempo executando o trabalho em si e pensando em como aumentar a produtividade. Deixe as reuniões para os assuntos cruciais e compartilhe as outras informações através de maneiras alternativas, como softwares e diagramas.

– Promova uma cultura de comunicação aberta: não há pessoa mais indicada para melhorar um processo do que aquela que trabalha com ele no dia a dia. Se o time sente que eles não podem se comunicar com seu gestor ou até mesmo entre eles, temos um problema. Abrace o conceito de feedback em todas as direções, não somente do gerente para o funcionário. Dessa forma, as pessoas podem realmente colaborar e se sentir motivadas, o que influenciará na eficiência e na produtividade.

– Determine metas possíveis e faça a análise de performance: não faz nenhum sentido definir objetivos que sejam impossíveis ou muito difíceis de serem atingidos. Isso vai só gerar frustração e atrapalhar os resultados da equipe. Defina metas possíveis e motivadoras, baseadas na análise de dados e em números reais. Meça sempre os resultados que foram atingidos ou não, além da performance de todos do seu time. A medição e a análise são a chave para a melhoria da eficiência. 

A Future Education e o seu papel enquanto escola digital com foco na aprendizagem digital:

As metodologias ágeis são capazes de transformar a educação no Brasil, visto que, fundamentalmente, trazem a ideia do fazer agora, ao invés de oferecer procedimentos demorados, inflexíveis, altamente complexos, com aulas de falas prolixas e avaliações finais.

Por meio delas, os estudantes assumem uma autodireção e vivenciam ciclos de aprendizagem, experiências e interações sobre processos e ferramentas. O processo é menos conteudista e mais prático, pois é focado no desenvolvimento e na preparação dos estudantes para os desafios do mundo atual.

A Future Education é uma escola digital focada em habilidades relacionadas ao futuro da aprendizagem. Alcançamos este objetivo oferecendo certificações e cursos que ajudam as pessoas e as organizações a utilizarem a aprendizagem digital para habilitar novas estratégias, capacidades e narrativas de crescimento que sustentem o desenvolvimento de sociedades mais justas, igualitárias e prósperas.

Aprenda a garantir o aprendizado centrado no aluno, utilizando metodologias ativas, novas estratégias, tecnologias e métodos de ensino-aprendizagem inovadores. Acesse o site e fale com um dos nossos consultores!

Leave a Comment